Bolsa de trabajo como Recepcionista

El personal de recepción de una empresa es la primera percepción que los clientes tienen de la misma. Si la persona que recibe a los visitantes tiene un tono de voz dulce y adecuado, una buena presentación y una gran sonrisa, esto refleja positivamente la cultura organizacional de la empresa. Sin embargo, hay más en esta posición que simplemente causar una buena impresión a los visitantes externos.

La recepcionista es el primer punto de contacto para los clientes y es responsable de anunciar su llegada al servicio administrativo o al personal de secretaría ejecutiva, ya sea a través de correo electrónico o mediante un sistema de intercomunicación desde su escritorio. Su papel en la empresa es fundamental, ya que cumple una función importante en la coordinación y comunicación entre los diferentes departamentos y clientes. En este artículo se detalla la importancia de este cargo y la bolsa de trabajo, sus funciones, características, y como la bolsa de trabajo puede ayudar en este campo.

¿Cuál es la figura de un recepcionista?

Es la responsable de la atención de los clientes y su principal objetivo es darles la recibir a las personas y empleados con una buena actitud, teniendo un buen porte, que enfatice confianza, además de dar atención a alguna duda que posean, tanto a nivel personal o por teléfono, atendiendo las dudas o preguntas de los clientes.

También pueden tener otras funciones, por ejemplo, realizar el tratamiento de textos, concertar citas, preparar facturas, cobrar y responder a solicitudes de información hechas por teléfono o correo electrónico.

Funciones y responsabilidades de una recepcionista

La recepcionista tiene una serie de funciones y responsabilidades que son necesarias  para el correcto funcionamiento de cualquier empresa.Te mostraré algunas de ellas :

1. Recepción de visitantes: Su papel es clave para crear una buena impresión y ofrecer una atención amable y profesional. Entre sus funciones se encuentra la de recibir a los visitantes, identificarlos, informarles sobre los procedimientos y protocolos de la empresa y acompañarlos hasta el lugar donde tienen que dirigirse.
2. Atención telefónica: Otra de las funciones más importantes de una recepcionista es la atención telefónica. Es la encargada de recibir y realizar llamadas, asegurándose de que los clientes, proveedores y empleados sean atendidos de manera rápida y eficiente. Para ello, es importante que la recepcionista tenga un buen manejo de las herramientas telefónicas y que sea capaz de resolver las dudas o preguntas que puedan surgir.
3. Gestión de correos electrónicos: Actualmente, el correo electrónico se ha convertido en una herramienta fundamental para la comunicación en las empresas. Por esta razón, la recepcionista también tiene la responsabilidad de gestionar los correos electrónicos, asegurándose de que los mensajes sean recibidos y respondidos de manera oportuna y eficiente.
4. Control de agenda: Debe encargarse de programar y coordinar las citas y reuniones de los empleados, asegurándose de que los horarios se ajusten a las necesidades de la empresa y que no haya conflictos de agenda.
5. Gestión de la correspondencia: Incluye la recepción y envío de cartas, paquetes y otros documentos, así como la clasificación y el archivado de los mismos.
6. Apoyo administrativo: En diversas oportunidades, la recepcionista también realiza tareas administrativas básicas, como la elaboración de documentos, la gestión de facturas y el control de gastos.

Características de una recepcionista

Las características de una buena recepcionista son fundamentales para desempeñar con éxito el trabajo y ofrecer una atención al cliente de calidad.Seguidamente, se describen algunas de las características más importantes que debe tener una recepcionista:

• Buena presencia: Debe gozar de una buena presencia y una imagen profesional. Esto implica vestirse adecuadamente para el trabajo y tener una buena higiene personal.
• Destreza para la comunicación: Comunicación asertiva y efectiva, tanto en persona como de manera telefónica o correo. Debe ser capaz de comunicarse de manera clara y concisa y de escuchar atentamente a los visitantes y clientes.
• Conocimientos técnicos: Estar familiarizada con las herramientas y tecnologías utilizadas en la empresa, como el correo electrónico, el teléfono, las agendas electrónicas, entre otros.
• Organización y planificación: Es esencial que sea organizada y tener habilidades de planificación, para poder gestionar eficientemente la agenda y las tareas administrativas.
• Empatía y habilidades sociales: Poseer habilidades sociales y capacidad para empatizar con los visitantes y clientes de la empresa, para poder ofrecer una atención al cliente de calidad.
• Capacidad de resolución de problemas: Ser capaz de resolver problemas y tomar decisiones, especialmente en situaciones de crisis o emergencia.
• Paciencia y tolerancia: Es necesario ser paciente y tolerante, especialmente en situaciones en las que los visitantes o clientes están molestos o frustrados.
• Adaptabilidad:  Adaptarse a situaciones cambiantes y ser flexible para manejar diferentes situaciones y tareas.
• Orientación al servicio: Atender con amabilidad, atención  y servicio en todo momento.
• Actitud positiva:Demostrar actitud positiva y estar dispuesta a ayudar y apoyar a los visitantes, clientes y empleados de la empresa.

En todo caso, una buena recepcionista debe tener una combinación de habilidades técnicas, sociales y personales para desempeñar con éxito el trabajo y ofrecer una atención al cliente de calidad. La imagen, la comunicación efectiva, los conocimientos técnicos, la organización y planificación, la empatía, la capacidad de resolución de problemas, la paciencia y tolerancia, la adaptabilidad, la orientación al servicio y la actitud positiva son características fundamentales para ser una buena recepcionista.

¿Cómo prepararte para ser recepcionista?

Existen programas de capacitación y estudios que pueden ayudar a adquirir las habilidades necesarias para desempeñar el trabajo de recepcionista de manera efectiva. Algunas opciones incluyen:

1. Programas de certificación: hay programas de certificación específicos para recepcionistas, que pueden mejorar las habilidades y la capacitación en el área. Estos programas pueden incluir cursos en comunicación, atención al cliente, herramientas de oficina, gestión de agendas, entre otros.
2. Cursos técnicos: Hay cursos técnicos que pueden ser útiles para adquirir conocimientos específicos, como el manejo de sistemas de telefonía y correo electrónico, el uso de programas de oficina y la gestión de bases de datos.
3. Estudios universitarios:No es un requisito tener un título universitario para ser recepcionista, sin embargo, algunos empleadores prefieren candidatos con un título en áreas como negocios, administración o comunicaciones.
4. Experiencia laboral: La experiencia laboral también es de suma importancia para ser un buen recepcionista. Buscar trabajos de atención al cliente, administración o secretariado pueden ayudar a adquirir habilidades relevantes y experiencia en el área.

¿Qué consejos puede dar para mejorar la empatía y habilidades sociales de una recepcionista?

La empatía y las habilidades sociales son importantes para una recepcionista, ya que son clave para establecer relaciones positivas con los visitantes y clientes de la empresa. Aquí hay algunos consejos para mejorarlas:

• Practicar la empatía: La recepcionista debe estar atenta a lo que dice el visitante, hacer preguntas claras y demostrar especial disposición a lo necesite.
• Aprender a leer el lenguaje corporal: Estar atenta al lenguaje corporal de los visitantes y clientes, para poder entender sus emociones y sentimientos y responder de manera adecuada.
• Practicar la empatía: Hace el esfuerzo por ponerse en el lugar del visitante o cliente, para entender sus necesidades y sentimientos. Esto implica ser comprensivo y mostrar interés en sus preocupaciones.
• Ser amable y sonreír: Debe identificarse por ser amable y sonreír, para crear un ambiente acogedor y positivo para los visitantes y clientes.
• Desarrollar una comunicación efectiva: esto es necesario para poder interactuar de manera eficaz y directa con los visitantes y clientes.
• Estar dispuesto a resolver problemas: No solo ser de intermediario para  la resolver problemas sino también  tomar decisiones en situaciones que tenga que enfrentar ella sola.
• Tomar cursos de formación: Obtener conocimiento en cursos de formación en relaciones sociales y de comunicación para atender a los clientes de manera eficiente.

En definitiva, la empatía y las habilidades sociales son habilidades importantes para una recepcionista, y pueden mejorarse a través de la práctica y la formación. Escuchar activamente, leer el lenguaje corporal, practicar la empatía, ser amable y sonreír, ser paciente y tolerante, mantener una actitud positiva, desarrollar habilidades de comunicación efectivas, practicar la resolución de problemas y tomar cursos de formación son algunos consejos para mejorar.

¿Qué empresas mayormente contratan recepcionistas?

La mayoría de las empresas, en cualquier sector o industria, contratan recepcionistas para dar la bienvenida a los visitantes y clientes, responder llamadas telefónicas y correos electrónicos, y para realizar tareas administrativas. Algunas de las empresas que suelen contratar recepcionistas son:

1. Hoteles y resorts: Los hoteles y resorts suelen contratar recepcionistas para atender a los huéspedes, gestionar reservas y responder a preguntas sobre las instalaciones y servicios del hotel.
2. Clínicas y hospitales: Las clínicas y hospitales contratan recepcionistas para gestionar las citas, recibir a los pacientes y visitantes, y responder a las preguntas sobre los servicios médicos.
3. Empresas de servicios financieros: Las empresas de servicios financieros, como bancos y compañías de seguros, contratan recepcionistas para atender a los clientes, responder a las preguntas sobre los productos y servicios financieros, y realizar tareas administrativas.
4. Empresas de tecnología: Las empresas de tecnología, como las empresas de software y hardware, contratan recepcionistas para dar la bienvenida a los visitantes, atender correos electrónicos y llamadas.
5. Oficinas corporativas: las empresas de todos los tamaños y sectores contratan recepcionistas para estar pendiente de los visitantes, y a la vez  responder llamadas y correos electrónicos.
6. Agencias de viajes: las agencias de viajes contratan recepcionistas para atender a los clientes, responder a las preguntas sobre los destinos y los planes de viaje, y realizar tareas administrativas.

Resumiendo lo planteado, la mayoría de las empresas contratan recepcionistas para atender a los visitantes y clientes, responder llamadas y correos electrónicos, y realizar tareas administrativas. Las empresas que suelen contratar recepcionistas incluyen hoteles y resorts, clínicas y hospitales, empresas de servicios financieros, empresas de tecnología, oficinas corporativas y agencias de viajes, entre otras.

Conclusión 

El trabajo del recepcionista es esencial para el éxito de cualquier empresa, y es importante reconocer la importancia de su papel y brindarles el apoyo necesario para garantizar su eficacia en el desempeño de su trabajo.

La función principal del trabajo de la recepcionista es proporcionar información y asistencia requerida por los clientes, por lo que es importante que la empresa brinde apoyo y capacitación a estas personas para que puedan desempeñar su trabajo de manera efectiva. Es fundamental que la empresa valore y apoye a sus recepcionistas, ofreciéndoles todas las herramientas necesarias para su desempeño diario.